Les contrôles de charges locatives

Les contrôles de charges nous posent de nombreuses questions. L’union départementale du Puy-de-Dôme a voulu éclaircir plusieurs points, avec l’un des bailleurs sociaux locaux : ASSEMBLIA.
–  la prise de rendez-vous
–  le contrôle
–  les suites à ces contrôles : les comptes rendus,
–  les remboursements éventuels

Notre accord porte sur :
1. La prise de rendez-vous :
• La demande de rendez-vous se fait par un message électronique sur une adresse dédiée. Elle doit préciser les coordonnées de l’immeuble ou du groupe concerné, l’année concernée, et le ou les postes de charges posant question.
• Dans un délai de 7 jours, plusieurs dates de rendez-vous nous sont proposées se situant dans un délai de 30 à 40 jours maximum

2. Le contrôle :
• Le contrôle se fait au siège du bailleur, en présence du responsable du service de la comptabilité locataires, et du responsable de secteur de la gestion locative.
• Une feuille de présence est signée.
• Toute décision relative au critère récupérable d’une dépense, au calcul de son montant ou à sa règle de répartition, sur l’exercice sur lequel le contrôle est effectué, est prise en séance.

3. Le compte rendu :
• Un compte rendu, présentant la somme des charges à répartir, ainsi que les commentaires éventuels apportées durant la réunion, est adressé par le bailleur aux participants sous 15 jours. Sont annexés :
– le mode et les bases de répartition des charges entre les locataires avec le détail des surfaces prises en compte
– la synthèse des charges de gardiennage : par conciergerie – ETP, période de présence, taux de récupération, fiche de poste.
– si besoin, la synthèse de décompte des factures.

4. Les remboursements éventuels :
• Si un remboursement doit être réalisé suite au contrôle, il sera réalisé sur l’avis d’échéance de m+2 (exemple si le contrôle a lieu en février 2021, le remboursement aura lieu sur l’avis d’échéance d’ avril 2021)

Cette procédure définie en commun, a le mérite d’exister et représente une avancée sur plusieurs points. Pour autant, la présentation de pièces justificatives sur les frais de gardiennage n’est pas totalement réglée. Cependant, il faut noter une précision : il ne peut y avoir pour une même période, lorsqu’un gardien est absent pour maladie, l’imputation aux locataires du complément de salaire versé par le bailleur et la facturation d’une intervention extérieure.

Sur ces bases, nous invitons les locataires à nous faire appel s’ils souhaitent contrôler les charges de leur immeuble ou groupes, en sachant que les contrôles ne pourront avoir lieu qu’en leur présence.